En whistleblower er traditionelt set en person, der indberetter oplysninger om en situation til arbejdspladsens whistleblowerenhed.
For at whistlebloweren kan være omfattet af whistleblowerlovens beskyttelse mod at blive mødt med repressalier som følge af indberetningen, skal vedkommende være i god tro og anse hændelse/forholdet/situationen for at være kritisabel eller direkte ulovlig.
Whistleblowere vil som følge af whistleblowerloven som udgangspunkt være ansatte i virksomheder med mere end 49 ansatte.
Din lovpligtige whistleblowerordning skal være etableret senest den 17.december 2023.
En whistleblowerordning er for det første en indberetningskanal i et firma med mere end 49 ansatte.
Her kan ansatte indberette oplysninger om alvorlige lovovertrædelser eller øvrige alvorlige forhold.
Whistleblowerordningen består for det andet af en whistleblowerenhed. Det kan være medarbejdere i virksomheden. Whistleblowerenheden kan også bestå af eksterne eksperter, som fx Andersen & Green. Vi støtter juridisk og processuelt op om oplysning af sagen. Vi kan også indgå i en håndtering af den personalesag, der potentielt kan komme i kølvandet på en indberetning.
Når vi indgår i et samarbejde, vil whistleblowerenheden og Andersen & Green være omfattet af en særlig, lovfæstet tavshedspligt, der beskytter whistleblowerens identitet. I lyset af dette støtter Andersen & Green både offentlige og private virksomheder i situationer, hvor der alt efter omstændighederne søges aktindsigt efter reglerne i fx forvaltningsloven eller indsigt efter de databeskyttelsesretlige regler.
Her skal man holde tungen lige i munden, og vi råder til at have specialiserede jurister med ved arbejdsbordet.
Der er en række personer, der kan indberette via whistleblowerordningen. Som udgangspunkt er det alene fastansatte i en virksomhed med mere end 49 ansatte.
Som leder eller arbejdsgiver ville det være rart om alle med officiel tilknytning til virksomheden, kunne benytte sig af ordningen ved mistanke om et lovbrud, der sker i virksomheden. På den måde sikrer arbejdsgiveren sig at kunne opfylde sin handlepligt i tilfælde af alvorlige lovovertrædelser. Men sådan forholder det sig ikke.
Whistleblowerordningen kan derfor stilles til rådighed for følgende grupper med relation til virksomheden:
a) Arbejdstagere (obligatorisk).
b) Selvstændigt erhvervsdrivende.
c) Aktionærer og medlemmer af direktionen, bestyrelsen, tilsynsrådet eller det tilsvarende ledelsesorgan i en virksomhed.
d) Frivillige.
e) Lønnede eller ulønnede praktikanter.
f) Personer, som arbejder under tilsyn og ledelse af kontrahenter, underleverandører og leverandører.
g) Personer, der foretager indberetning eller offentliggørelse af oplysninger, som vedkommende har skaffet sig adgang til i et arbejdsmæssigt forhold, som siden er ophørt.
h) Personer, hvis arbejdsmæssige forhold endnu ikke er påbegyndt, der indberetter oplysninger om overtrædelser, som vedkommende har skaffet sig adgang til i løbet af ansættelsesprocessen eller andre førkontraktuelle forhandlinger.
Det skal bemærkes, at ovenstående grupper er udtømmende. Såfremt man ønsker, at whistleblowerordningens indberetningskanal skal kunne benyttes af andre end ovenstående grupper, så er det muligt og er virksomhedens valg, men disse øvrige grupper vil ikke være omfattet af beskyttelsen, som fremgår af whistleblowerloven.
Har din virksomhed mellem 49-249 ansatte, skal I have etableret en whistleblowerordning senest den 17. december 2023. Hvis din virksomhed har 250 ansatte eller derover, har du allerede pligt til at have etableret og drive en lovpligtig whistleblowerordning.
Din virksomheds whistleblowerordning skal først og fremmest bestå af en sikker indberetningskanal.
Indberetningskanalen skal overholde GDPR-reglerne og andre krav til sikkerhed.
Din virksomhed skal selv sørge for at etablere og vedligeholde indberetningskanalen.
Herudover skal du være opmærksom på følgende (som Andersen & Green kan levere juridisk støtte til):
Læs også vores kortfattede opsummering af arbejdsgiverens pligter.
Der er en række krav, som du bør være opmærksom på ved etableringen af en lovpligtig whistleblowerordning. Når du behandler indberetninger internt, skal du være opmærksom på følgende:
Dertil kommer en række yderligere krav til beskyttelse af whistlebloweren, som du bør overveje, hvordan du vil imødekomme.
Whistleblowerloven har på visse områder forrang for de databeskyttelsesretlige regler.
Det kan være svært at håndtere personoplysninger, der er fremkommet i afdækningen af whistleblowerindberetninger.
Oplysningerne skal behandles i et samspil med GDPR og databeskyttelsesloven, herunder skal særligt de registreredes rettigheder iagttages.
Whistleblowerloven indeholder sin egen behandlingshjemmel til at behandle personoplysninger, og whistleblowerlovens særlige tavshedspligt har betydning for den dataansvarliges oplysningspligt af den eller de personer indberetningens oplysninger berører.
Uanset skal behandlingen af personoplysninger være i overensstemmelse med de databeskyttelsesretlige principper, som fastsætter generelle rammer og danner et grundlæggende fundament for en lovlig behandling. Principperne indebærer bl. a., at man skal udvise god databehandlingsskik, herunder at behandlingen skal være gennemsigtig.
Mange virksomheder har svært ved at balancere de forskellige hensyn og regler. I sådanne spørgsmål assisterer Andersen & Green din HR eller whistleblowerenheden i din virksomhed, herunder også med at få udfærdiget de såkaldte artikel 30-fortegnelser for behandlingsaktiviteten.
Det hurtige svar er JA.
Der stilles dog ikke et sådant krav i lovgivningen. Her fremgår det, at indberetninger kan være en “mundtlig eller skriftlig meddelelse af oplysninger om alvorlige overtrædelser.”
Dog er der en række andre forhold i loven, som peger på, at du bør have en software, som kan håndtere proceduren i overensstemmelse med loven om GDPR, dokumentationspligt mm.
Er du på udkig efter en software, anbefaler vi Whistle Advisor.
Der er flere parametre, du skal have styr på for at være 100% compliant.
Du skal:
Hernæst skal du sikre, at behandlingen af sagerne også sker efter loven, og at eventuelt forurettede parter samt whistlebloweren beskyttes mod repressalier, som de har krav på.
Når du modtager en indberetning er det typisk Andersen & Green, der modtager den som såkaldt first-in-line. Er vi ikke first-in-line tilkaldes vi til indledende møde om indberetningens oplysninger. Vi kommer med det samme, og sammen lægger vi en plan for yderligere behandling af sagen og dens konsekvenser.
Vi vurderer sagens alvorlighed: Det betyder, at vi indledningsvist bedømmer oplysningerne i lyset af nyeste og relevante retspraksis. Er der sket overtrædelse af fx forskelsbehandlingsloven, de databeskyttelsesretlige regler, foretaget skøn under regel, seksuel chikane i forhold til ligebehandlingslovens betemmelser eller om der er realiseret strafbart gerningsindhold, fx svig, bestikkelse, tyveri, fusk med køresedler etc.?
Der skal – udover et indgående kendskab til whistleblowerlovens regler og processer – en omfattende viden om andre love og bestemmelser og decorum-krav til for at kunne gennemskue den konkrete alvorlighed.
Når en alvorlig overtrædelse er identificeret bliver en decideret juridisk undersøgelse iværksat.
En juridisk undersøgelse er ikke det samme som en retssag. I en retssag træffer en domstol afgørelse. Formålet med en juridisk undersøgelse er at afdække de faktiske forhold og undersøge, om der er juridiske argumenter for at føre sagen videre i fx et ansættelsesretligt regi.
Når din virksomhed ønsker at gennemføre en juridisk undersøgelse enten i eller unden for et whistleblowerregi, så er det vigtigt at vælge en erfaren og kompetent jurist, som har den nødvendige viden inden for det relevante område.
Den juridiske undersøgelse kan bestå af overvågning og kontrol, undersøgelse af dokumenter og skriftlig kommunikation, afhøringer af vidner og eventuelle eksperter, samarbejde med fx IT-afdelingen samt undersøgelse af relevant lovgivning og praksis.
Resultatet bliver en vurdering i form af en rapport, der understøtter din HR-afdelings arbejde og kan vejlede om overholdelse af gældende ret eller godtgørelse, kompensation eller erstatning. Undersøgelsens vurdering skaber desuden et objektivt grundlag for at vurdere, hvorvidt din HR-afdeling sikkert kan iværksætte ansættelsesretlige tiltag, herunder advarsel, opsigelse eller bortvisning eller om der er grundlag for at anlægge en retssag.
Det kan være svært for virksomheden at udpege interne personer med de rette kompetencer. Derfor er det muligt, og i visse tilfælde mest hensigtsmæssigt, at outsource administrationen af ordningen til eksterne, uafhængige jurister som Andersen & Green, der er specialister i etablering og drift af whistleblowerordninger.
Vi støtter og guider din virksomheds HR-afdeling og whistleblowerenhed i whistleblowersager. Vores jurister overtager ikke sagen (med mindre I udtrykkeligt beder om det), men sikrer gennem tværfaglighed, at din virksomheds HR-afdeling til stadighed kan sikre, at virksomheden er compliant med whistleblowerloven, og at du som arbejdsgiver er bekendt med dine forpligtelser efter loven, fx i sager om overtrædelse af interne retningslinjer, seksuel chikane eller overtrædelse af GDPR.
Vores jurister, som er ansvarlige for at håndtere indberetninger til din virksomheds lovpligtige whistleblowerordning, følger en række konkrete trin for at sikre en omhyggelig afdækning af oplysningerne. Følgende er en almindelig proces for håndtering af en indberetning til jeres whistleblowerordning:
1. Modtagelse af indberetningen:
Det første sagsbehandlingsskridt er at modtage indberetningen fra whistlebloweren. Indberetningen kan modtages skriftligt, telefonisk eller via en online formular. Det er vigtigt at sikre, at indberetningen er modtaget korrekt, og at alle relevante oplysninger bliver indsamlet.
2. Indledende vurdering:
Når indberetningen er modtaget, vil vores jurister foretage en indledende vurdering af indholdet og beslutte, om der er grund til at undersøge sagen nærmere. Vi ser på alvorlighedskriteriet og foretager i visse tilfælde en urimelighedsvurdering.
3. Undersøgelse:
Hvis juristen beslutter, at der er grund til at undersøge sagen nærmere, skal juristen oplyse sagen ved at indsamle yderligere oplysninger og dokumentation. Det kan f.eks. være ved at afhøre vidner eller gennemgå relevante dokumenter.
4. Analyse:
Når juristen har indsamlet tilstrækkelige oplysninger og dokumentation, analyserer juristen oplysningerne og vurderer, om der er grundlag for at handle på indberetningen. Det vil være en juridisk sondring baseret på whistleblowerlovens alvorlighedskriterium og retstilstanden efter retspraksis og øvrige love.
5. Konklusion:
Juristen konkluderer, hvorvidt der er grundlag for at handle på indberetningen. Hvis det er tilfældet, vil vores jurist rådgive whistleblowerenheden og/eller HR-afdelingen om, hvordan sagen bedst håndteres. Hvis ikke, vil juristen rådgive ledelsen om, hvordan man vil afvise indberetningen på en korrekt måde, fx henvise sagen til behandling i et rent HR-spor.
6. Rapportering:
Juristen rapporterer herefter resultaterne af undersøgelsen til ledelsen under iagttagelse af whistleblowerlovens særlige tavshedspligt og sørger for, at relevante myndigheder og andre interessenter er informeret om resultaterne, hvis det er nødvendigt og i henhold til loven.
7. Opfølgning:
Juristen skal sørge for at følge op på sagen og sørge for, at eventuelle anbefalede handlinger er implementeret, herunder særligt arbejdsgiverens forpligtelser vedrørende feedback- og opfølgningsforpligtelse.
Processens varighed kan variere afhængigt af indberetningens oplysninger og den eventuelt efterfølgende straffe- eller personalesag. Det kan tage længere eller kortere tid at gennemføre denne slags juridiske undersøgelse af whistleblowerens indberetning samt sørge for at opfylde arbejdsgiverens forpligtelser og støtte HRs arbejde med at skærme whistlebloweren mod at blive mødt med repressalier som følge af indberetningen.
Vi er eksperter i whistleblowerlovgivningen og hjælper dig, uanset hvor langt du er nået med din whistleblowerordning.
