Arbejdsgivere med mere en 49 ansatte har pligt til at etablere og drive en whistleblowerordning fra den 17. december 2023.
Andersen & Green assisterer dig både med etableringen og driften.
Etableringen er hurtig og enkel. Vi samarbejder med din HR-ansvarlige eller dig selv direkte. Vi leverer et stykke software (indberetningskanalen) til mobil eller hjemmeside, hvorfra der kan indberettes. Vores software opfylder alle krav til sikkerhed, anonymitet og sikrer at frister for behandling bliver overholdt.
Driften består af overvågning af indberetningskanalen. Når vi modtager en indberetning, vurderer vi straks oplysningernes alvorlighed. Derpå kan indberetningen visteres enten til HR eller til behandling whistleblowersporet.
Det kræver juridisk indsigt i øvrig lovgivning og retspraksis for at bestemme alvorligheden i eventuelle lovovertrædelser. Det støtter Andersen & Green din HR-ansvarlige eller virksomhedens whistleblowerenhed med.
Det fremgår af whistleblowerloven, at du som arbejdsgiver skal nedsætte en whistleblowerenhed i forbindelse med etableringen af en whistleblowerordning.
Driften består af overvågning af indberetningskanalen. Når vi modtager en indberetning, vurderer vi straks oplysningernes alvorlighed. Derpå kan indberetningen visteres enten til HR eller til behandling whistleblowersporet.
Du skal opbevare skriftlig dokumentation for etableringen af og procedurerne for whistleblowerordningen.
Det kræver juridisk indsigt i øvrig lovgivning og retspraksis for at bestemme alvorligheden i eventuelle lovovertrædelser. Det støtter Andersen & Green din HR-ansvarlige eller virksomhedens whistleblowerenhed med.
Informationspligten opfyldes af arbejdsgiveren ved at offentliggøre en whistleblowerpolitik.
Whistleblowerpolitikken gøres tilgængelig et synligt sted for dem, som kan indgive indberetninger i whistleblowerordningen, eksempelvis på virksomhedens hjemmeside.
Arbejdsgiveren skal i en klar og lettilgængelig form oplyse om, hvilke overtrædelser der kan indberettes om, hvem der kan indgive indberetninger, hvordan indberetninger behandles og registreres, og hvordan man gør brug af den interne whistleblowerordning.
I relation til hvilke oplysninger, der falder ind under det, der betragtes som alvorligt, og som dermed bliver opfattet som en del af lovens anvendelsesområde, bør en arbejdsgiver klart tilkendegive, hvad der inden for begrebet seksuel chikane kan karakteriseres som værende af bagatelagtig karakter, og hvad der ikke kan.
Dette kræver særlig juridisk opdateret viden om seneste retspraksis på området. Dét har Andersen & Green.
Du skal som arbejdsgiver indføre procedurer, der sikrer, at whistlebloweren modtager feedback efter at have indgivet en indberetning.
Din virksomheds whistleblowerenhed skal underrette whistlebloweren om, hvilke tiltag der er iværksat eller påtænkes iværksat som opfølgning på indberetningen. Der skal være en begrundelse for valget af en opfølgning og yderligere oplysninger om undersøgelsens udfald og forløb.
Alt dette skal ske inden for tre måneder fra modtagelse af indberetningen. Det betyder, at hvis en indberetning medfører ansættelsesretlig sanktionering af en anden medarbejder i form af eksempelvis advarsel, opsigelse eller bortvisning, så er der måske oplysninger, som ikke skal indgå i feedbacken til afsenderen af indberetningen henset til øvrig lovgivning og databeskyttelseslovgivningen.
Det gælder gælder om at holde tungen lige i munden.
Din virksomheds whistleblowerenhed er som hovedregel forpligtet til at følge op på indberetninger.
Du skal som arbejdsgiver indføre passende procedurer, der sikrer, at der omhyggeligt følges op på indberetninger.
Det beror på en konkret vurdering af indberetningens indhold og karakter, hvordan den enkelte henvendelse skal håndteres.
Opfølgning inkluderer decideret sagsafslutning baseret på fx utilstrækkeligt bevismateriale vedrørende det indberettede forhold.
Såfremt der er tale om formodet overtrædelse af straffelovgivningen eller anden lovgivning, vil relevant opfølgning i whistleblowerenheden være politianmeldelse eller anmeldelse til relevant tilsynsmyndighed. Der kan også være tale om at oplysningerne skaber en personalesag, hvor fx advarsel, opsigelse eller bortvisning kan blive aktuelt.
Yderligere opfølgning kan eksempelvis være en opfordring til at rette henvendelse til nærmeste personaleleder, tillidsrepræsentanten eller personale-/HR- afdelingen. Det er særligt relevant i såkaldt bagatelagtige sager.
Andersen & Green støtter din whistleblowerenhed og/eller HR-ansvarlige med dette.
Du skal som arbejdsgiver opbevare skriftlig dokumentation for etableringen af og procedurerne for driften af whistleblowerordningen. Det er en del af din complianceforpligtelse.
Du skal således kunne dokumentere,
Samtlige indberetninger, der er modtaget i en whistleblowerordning efter whistleblowerloven, skal registreres.
Registreringen skal ske i overensstemmelse med whistleblowerlovens særlige tavshedspligt. Formålet med registrering er bevissikring.
Du har ikke pligt til at registrere indberetninger, som falder uden for whistleblowerlovens anvendelsesområde, men det kan stadig være relevant at opbevare personoplysninger af hensyn til både dokumentationshensyn og sammenkædningshensyn.
Med sammenkædningshensyn menes, at mange såkaldte bagatelagtige indberetninger om den samme person eller forhold kan blive en alvorlig overtrædelse af fx decorum, love eller andre forhold, når de kædes sammen over tid.
Når det drejer sig om personoplysninger i sammenkædningshensyn går behandlingshjemlen i whistleblowerloven forud for behandlingsreglerne i databeskyttelseslovgivningen.
Det vil være op til en konkret vurdering hos arbejdsgiveren eller whistleblowerenheden, om der foreligger et legitimt formål med en behandlingsaktivitet, der foretages ud fra et sammenkædningshensyn.
Indberetninger må alene opbevares, så længe det er nødvendigt og forholdsmæssigt for at overholde de krav, der følger af whistleblowerloven. Dette skal forstås i lyset af de grundlæggende databeskyttelsesretlige principper for behandling af personoplysninger, de registreredes rettigheder og dokumentationskrav.
Andersen & Green støtter enheden og/eller den HR-ansvarlige og samarbejder med DPO, hvor det er nødvendigt for at overholde GDPR. Opbevaring af indberetninger skal som hovedregel ske under iagttagelse af databeskyttelseslovgivningens krav til god dataskik og altså opbevaringsbegrænses, når der ikke længere er et dokumentationsbehov, og der dermed ikke længere foreligger et legitimt formål.
Ved indsigtsanmodninger skal whistleblowerenheden være opmærksom på, at det efter omstændighederne kan være muligt at undtage indberetningen, jf. databeskyttelseslovens § 22, stk. 1 og 2.
Whistleblowerloven pålægger whistleblowerenheden en særlig tavshedspligt, der undtager whistleblowerenheden at oplyse den registrerede, som indberetningen omhandler.
Opsummerende gælder det, at behandlingshjemlen i whistleblowerloven går forud for behandlingsreglerne i databeskyttelseslovgivningen. Det hertil vigtigt at bide mærke i, at de øvrige bestemmelser i GDPR og databeskyttelsesloven, herunder de grundlæggende behandlingsprincipper, den registreredes rettigheder og krav til behandlingssikkerhed, skal iagttages, når der behandles personoplysninger i medfør af whistleblowerloven.
Det, der virkelig gør juridisk rådgivning og støtte nødvendig, er whistleblowerlovens særlig tavshedspligt,
Whistleblowerenheden og andre, der bliver bekendt med oplysninger, som indgår i indberetningen, er underlagt en særlig tavshedspligt.
Tavshedspligten omfatter alle oplysninger, der indgår i en indberetning.
Tavshedspligten skal sikre, at whistleblowerens identitet samt enhver anden oplysning, som indgår i indberetningen, ikke videregives til andre end de medarbejdere, der er udpeget til at modtage eller følge op på indberetninger – medmindre whistlebloweren samtykker til andet.
Tavshedspligten gælder desuden andre oplysninger, der ikke indgår i indberetningen, der kan være medvirkende til at afsløre whistleblowerens identitet direkte eller indirekte. Taget i betragtning, at det er afgørende for en velfungerende whistleblowerordning, at der er tryghed for whistlebloweren, så er tavshedspligten fx i sager om seksuel chikane, svær at arbejde med i praksis.
Andersen & Green er erfarne eksperter i behandling og udredning af sager om seksuel chikane.
Det er et juridisk spidsfindigt område, hvor der hurtigt kan blive brug for eksperthjælp i virksomhedens behandling af indberetninger.
Vi er eksperter i whistleblowerlovgivningen og hjælper dig, uanset hvor langt du er nået med din whistleblowerordning.
